ERP
ERP는 기업의 전부문에 해당하는 경영자원을 하나의 체계로 통합하여, 자원의 효율적인 관리를 통해 기업의 경쟁력을 강화시킵니다.
모든 기업은 연초의 사업계획에 따라 연간 매출(판매)계획을 세우고 영업활동을 하게 된다. 영업형태는 OEM(주문자 상표부착방식)과 자체브랜드로 나누어지게 되며, OEM은 수주 Data가 기본이 되며, 자체 브랜드는 재고를 가지고 판매하는 형태를 취하기 때문에 재고관리가 매우 중요하다. 영업관리는 크게 계획 | 상담 | 견적 | 견본 | 수주 | 출하/수금 | 반품 | A/S | 매출분석 등으로 구성되어 있어 제조업, 판매업, 서비스업 등 업종에 따라 중점관리 항목이 달라진다. 영업관리는 일선부서의 사전관리로서 정확하고 신속한 정보관리 체제를 요구하고 있다. 영업실적이나 방향, 관리상태에 따라 회사의 운명이 좌우되고, 지원부서의 행동에 큰 영향을 미친다. 영업부서의 비효율적 관리는 타 지원부서에게 불필요한 업무를 신설, 확장 시키는 원인이 되기도 한다.
상담관리는 영업담당이 고객(거래처)과 상담한 내용을 관리하는 기능이다. 담당자가 부재중일 때도 지금까지 진행된 상담자료를 가지고 대응이 가능함은 물론, 상담진행 현황을 고객별, 일자별로 볼 수 있으므로 일관성 있는 상담이 가능하다. 특히 영업부서의 신규고객 개발은 상담결과(History)를 토대로 확보되는 경우가 많다. 고객의 수가 많을수록, 혹은 영업부서의 장기출장, 파견, 근무지 변경, 사직 등의 이유로 고객관리가 소홀하지 않도록 고객과의 상담관리는 유용한 Data로서 고객에게 신뢰를 주는 정보로 활용되어 수주를 확보하는데 유용하게 활용될 수 있다.
견적관리는 고객(거래처,Buyer), 주문량, Item 등에 따라 다르기 때문에 작성시 신중을 기해야 하는 자료다. 먼저 해당 Item을 선택하여 재료비를 산출하고, 공수와 연동하여 노무비를 구한다음 해당 경비, 일반경비를 추가하여 원가를 구한다. 마지막으로 적정이윤을 더해 견적가를 산출한다. 이러한 일련의 과정을 조건변수만 주면 자동적으로 견적서가 실시간에 만들어지고, 발행된 견적서는 일자별, 거래처별, Item별로 관리되기 때문에 고객에게 일관성 있는 견적이 가능하다.
견본(Sample)은 오더를 확보하기 위해 영업부서의 판촉활동으로 반드시 요구되는 과정이다. 샘플로부터 영업이 시작되는 Item일수록 샘플관리는 영업의 역사(History)가 되기도 한다. 고객별로 제품의 취향변화와 샘플 제작비용도 파악할 수 있다. 샘플제작비는 판매비 및 관리비로 처리된다. 샘플영업이 강한 업종일수록 일자별, 고객별, 유무상, 요청일자, 주문내용 등 샘플관리의 효용성이 높아진다. 영업부서의 담당자가 바뀌어도 고객에 대한 취향이나 고객정보를 파악할 수 있어 고객에게 신뢰감을 줄 수 있다는 것은 영업부서의 큰 힘이 된다.
수주관리는 고객(거래처)이 주문한 내용(수주내용)을 등록하면 생산계획에 반영되고 자재구매 정보로 활용된다. 수주번호, 거래처, 제품코드, 모델명, 수주량, 단가, 금액, 납기일, 완료예정일, 가용재고 등의 입력으로 생산과 구매부서의 업무가 일괄적으로 진행된다. 이러한 업무는 모두 온라인으로 동시에 처리되므로 생산능력을 향상시키고, 자재의 시의 적절한 공급을 가능하게 한다. 제품 생산 후 출하 시에도 수주데이터를 활용할 수 있기 때문에 거래명세서 및 세금계산서 작성시 별도의 입력작업이 필요 없다.
생산이 완료된 제품은 고객에게 출하만을 남겨 놓게 된다. 이 때 관리해줘야 하는 항목으로 출하일자, 거래처, 수주번호, 제품명, 모델명, 수금예정일, 납품장소, 출하량, 단가, 금액 등이 필요하고, 거래명세표 출력과 세금계산서 발행을 하게 된다. 수금관리는 출하(납품)하는 과정에서 만들어진 Data로 거래명세서를 작성하고, 이 정보는 세금계산서 발행의 기준이 된다. 또 세금계산서는 매출전표 작성으로 이어진다. 매출전표가 자동 분개되면 외상매출금이 증가한다. 수금은 현금, 어음, 신용카드 등으로 구분되며, 어음과 신용카드는 별도 등록 창으로 관리된다. 수금 등록이 완료되면 수금전표가 자동으로 만들어지고 외상매출금이 감소한다.
A/S관리는 고객의 소리를 접수하여 등록하고 사안에 따라 조치를 취한 후 결과를 등록하는 기능으로 A/S결과를 분석하여 제품개발, 영업, 생산, 자재구매 등에 유용한 정보가 될 수 있다. A/S는 제품을 판매하는 기업에서는 발생할 수 있는 문제이므로 그 주요 원인이 어디에 있는지를 파악하여 집중적인 연구개발로 비용절감을 기대할 수 있다. 이런 정보는 평범한 관리요소로 평가되기 쉽지만 실제로 고객만족 경영을 이루고자 하는 최고 경영자로서는 중요한 사안이 아닐 수 없다.
매출분석은 원가분석, 실적분석으로 나누어 진다. 원가분석은 거래처별, Item별, 담당자별, 기간별로 구성되어 있다. 실적분석은 Item별, 기간별, 매출변동 추이 등으로 되어 있다. 이러한 분석정보를 통하여 보다 개선된 마케팅전략 수립이 가능하며, 이는 매출증가와 이익창출에 기여하게 된다. 실제로 기업은 매월, 매 분기별로 매출대비 지출을 고려하여 현금흐름을 파악하여 경영자 정보(EIS)로서 매우 널리 활용되고 있으므로 정보의 정확성과 신속성은 기업의 중요한 지표가 되고 있다. ERP구축으로 최고 경영자가 의사결정을 신속히 할 수 있다는 것은 기업의 대내외적 경쟁력 향상에 상당한 공헌을 할 수 있다는 점이 ERP의 가장 큰 매력중의 하나다.
제품을 제조하여 수출하는 기업은 오더관리상 체계화된 시스템이 매우 필요하다. BUYER와의 상담을 통하여 이루어진 오더는 바로 생산과 구매, 자재부서에 통보되고 생산이 완료되면 출하 선적되어 판매자금을 회수하는 일련의 WORK FLOW를 거친다. 다만, 수출은 국제간의 거래이기 때문에 제품공급 조건, 결제조건 등이 내수거래와는 다소 차이가 있다. 수출관리는 업무수행 절차에 따라 상담관리 | 견적관리 | P/O관리 | L/C관리 | 출하관리 | NEGO 등으로 구성되어 있으며 무역에 관한 이해가 바탕이 되어야 정확한 업무설계를 할 수 있다. 대부분의 중소수출업체는 취급 아이템과 BUYER의 수, 오더빈도, 결제조건이나 선적조건의 형태에 따라 업무 혼잡도는 달라지나 큰 줄기는 유사하다. 수출관리는 영업부서의 사전관리로서 신속 정확한 정보관리 체제를 요구하고 있다. 수출실적이나 방향, 오더관리상태에 따라 회사의 운명이 좌우되고, 지원부서의 행동에 큰 영향을 미친다. 영업부서의 비효율적 관리는 타 지원부서에게 불필요한 업무를 신설, 확장 시키는 원인이 된다.
내수견적과 달리 수출견적 시스템은 인도조건, 결제조건, 거래통화와 환율, 포장(Packing), 금형(조립금속이나 기계업종) 등 견적 시 고려해야 할 사항이 많다. 이러한 제반사항을 선택적으로 처리하여 견적을 처리할 수 있도록 구성되어 있기 때문에 상담 시 아주 용이하게 활용할 수 있다. 수출에서의 견적은 적어도 2-3개월, 길게는 1년 이상 먼 미래에 수출제품에 대한 가격을 예상하는 것일 수도 있으므로 노출될 위험(원자재 인상, 환율변동)을 고려할 필요가 있다. 이런 위험은 미래자료를 예측하기는 쉽지 않지만 과거 일정기간의 자료를 참고로 하는 것은 가능하다.
P/O(Purchase Order 혹은 Sales Order)시스템은 생산, 구매, 출하, NEGO, 전표 등 타 시스템과의 Interface가 원활하게 이루어지므로 신속 정확한 업무처리가 가능하고 수주 발생시 해당 수주정보를 입력하여 그 진행현황을 관리할 수 있다. P/O등록 사항에는 수주번호와 P/O번호(식별번호) 이외에 BUYER, 인도조건, 결제조건, 선적항, 납기일, 결제통화, 수량, 단가, 금액이 입력되어 구매와 생산부서에 후속작업을 진행하는 정보가 된다.
L/C 관리는 P/O등록이 되면 자재구매와 생산이 진행되기 전에 고객이 발행한 L/C(Master, Local)를 은행으로부터 접수 후 해당 L/C정보를 입력하고 관리한다. 통상 단골 BUYER인 경우는 L/C개설전이라도 고객의 신용을 믿고, 생산을 추진하지만, 첫 거래나 신용이 불량하거나 의심스러운 BUYER인 경우는 L/C 도착을 확인한 후 생산을 추진하는 것이 상식이다. 반면에 신용이 좋은 BUYER라 하더라도 자국 내 은행에 L/C한도가 소진되어 다시 살아날 때까지 OPEN을 기다려야 하는 경우도 있어 자재와 생산부서는 영업부의 L/C현황을 체크할 필요가 있다. 따라서 L/C관리는 BUYER의 L/C번호, 개설일자, 유효일자, 결제조건, 선적조건 등 개설현황을 신속히 UPDATE해야 한다. 그래야 자금부서도 NEGO계획을 세울 수 있다. L/C가 늦어지면 생산이 완료돼도 NEGO를 할 수 없기 때문이다.
수출제품은 생산 완료 후에 BUYER와 L/C상 약속한 지정장소(항구, 공항)에 지정된 방법(포장과 패킹, 선적)대로 운송을 하게 되는데 출하관리는 이때 출하일별, BUYER별, 제품별 내용을 관리하는 과정이다. 주요 관리요소로는 제품명, 납품장소와 출하수량 등 L/C상의 내용들이다. 생산이 완료된 제품은 수출선적을 위해 통관절차를 밟는다. E/L 및 출하정보를 근거로 수출통관정보를 입력하고 관리한다. 수출신고 시 구비서류로는 신용장사본(L/C), 상업송장(Invoice), 수출승인서(E/L), 포장명세서(Packing list), 이외에 물품반출입계, 검사증 등이 필요한데 보통은 관세사가 통관업무를 대행해준다.
수출업체는 출하하면서 수출통관정보 및 선적정보를 근거로 수출선적정보를 입력하고 관리한다. 이 시점에서 매출이 발생하며 매출정보가 자동 생성된다. 즉, 수출매출액은 선적일(On board)을 기준으로 매출전표가 발행된다. 다만, 판매대금 회수를 위한 NEGO는 출하당일 이루어질 경우와 선적일 이후에 이루어질 경우도 있어 불가피한 환차손익이 발생할 수 있다. NEGO관리가 정확하게 이루어지기 위해서는 On board일과 Nego일의 환율을 대비하여 환차손익을 계산한다. NEGO 정보 및 입금정보를 입력하면 입금내역은 수금관리의 수금정보로 자동 생성되고, 수출진행 시 발생한 각종 수출경비내역(관세사 및 은행추심수수료, 운송비 등)도 입력하면 정확한 수출원가 및 손익을 알 수 있다.
Biz-ERP 시스템의 개발관리는 BOM | 샘플관리 | 자재청구 등 3개 단위로 구성되어 제품개발 결과를 근거로 해당 제품코드 및 SPEC을 등록하고, 모자관계로 무한전개가 가능한 BOM을 등록할 수 있다. 개발관리의 핵심 업무인 BOM(Bills Of Material)는 실제 원 부자재의 원단위 소요량을 생성 관리하는 요소로, 자재 구매와 생산의 효율성에 영향을 미쳐 불필요한 자원낭비를 최적화할 수 있는 매우 중요한 역할을 한다. 3-5%의 불량율(Loss율)을 감안하는 조립금속, 10-20% 까지 감안하는 섬유의복업 등 소요량 결정은 자재발주와 관련되고 대금지급(회계상의 원가)으로 연결되고 있어 취급아이템이 많은 업종에서는 별도의 개발부를 두고 관리하고 있다.
수출업체는 출하하면서 수출통관정보 및 선적정보를 근거로 수출선적정보를 입력하고 관리한다. 이 시점에서 매출이 발생하며 매출정보가 자동 생성된다. 즉, 수출매출액은 선적일(On board)을 기준으로 매출전표가 발행된다. 다만, 판매대금 회수를 위한 NEGO는 출하당일 이루어질 경우와 선적일 이후에 이루어질 경우도 있어 불가피한 환차손익이 발생할 수 있다. NEGO관리가 정확하게 이루어지기 위해서는 On board일과 Nego일의 환율을 대비하여 환차손익을 계산한다. NEGO 정보 및 입금정보를 입력하면 입금내역은 수금관리의 수금정보로 자동 생성되고, 수출진행 시 발생한 각종 수출경비내역(관세사 및 은행추심수수료, 운송비 등)도 입력하면 정확한 수출원가 및 손익을 알 수 있다.
샘플관리는 개발에서 제작한 샘플을 체계적으로 관리할 수 있도록 구성되어 있다. 개발 의뢰자, 개발목적, 개발기간 등 개발의 주요 관리항목을 시스템으로 접근할 수 있도록 구성되어 있다. 개발에 쓰일 자재를 일괄성 있게 관리하는 기능을 가진 모듈이 자재청구 시스템이다. 수불부에서 타계정 출고와 연계되기 때문에 타계정 관리를 별도로 하지 않아도 된다.
제조업, 판매유통업은 매출액의 50%-70%의 원재료 및 상품을 구매하고 이를 가공, 혹은 유통하여 부가가치를 창출하는 형태가 일반적이다. 기업의 매출규모에 따라 구매부문의 비중이 높다는 것은 원가절감의 집중적인 관리 대상이 되고, 치열한 시장 경쟁력을 확보하기 위해서는 구매행위가 과학화되지 않으면 안 된다는 인식이 확산된 지 오래다. 효율적인 구매관리는 제품이나 자재의 재고관리와 정확히 연계되어 불필요한 자원낭비를 줄일 수 있다. 구매관리는 기준정보 | 견적 및 발주관리 | 입고/수입검사 | 매입정산 | 결제관리 등으로 구성되어 업무수행절차를 거친다. 제조업, 판매업, 서비스업 등 기업에 따라 자재업무를 동시에 관장하는 곳도 있고, 별도부서로 관리하는 경우도 있다. Biz-ERP에서는 구매 자재부문의 업무중요성을 고려하여 이원화된 모듈로 소개하고, 구매도 내자와 외자를 나누어 내수구매와 수입업무를 별도의 모듈로 관리한다. 구매관리는 불필요한 불용자재나 장기재고 정보를 활용하고 최적의 재고유지를 목표로 하여 기업의 운전자금을 가장 이상적으로 운영토록 경영정보(EIS)를 생성할 수 있다. 과학적 구매를 통하여 1-2%의 원가를 절감하는 일은 기업에서는 어렵지 않은 현실로서 거래처별, 아이템별 정확한 정보가 제공된다면 5-10%의 업무 생산성도 기대할 수 있다. 수백억의 원재료나 상품을 구매하는 기업에서 1-2%의 원가절감은 관리나 생산부서의 어느 절감항목보다 단위가 크고 효과적이다.
기준 정보는 거래처, 자재코드, 자재명, 규격, 단가 및 기타 코드관리로 세분화 되어 있다. 거래처 정보는 필수항목(부가세 신고 시 사용)관리와 참조항목 관리로 구분하여 관리할 수 있는데 참조항목은 자본금, 공장위치 및 설비능력, 종업원수, 주요 취급품목, 매출액, 주요 거래선 등 업무에 참조가 되는 항목을 관리할 수 있는 기능이다. 기준정보는 거래처, 제품, 자재 마스터 정보를 비롯, 제품 BOM전개, 자재재고 조회 기능을 포함하고 있으며, 구매 관련 모든 정보의 수정과 추가를 기업의 현실에 맞게 관리할 수 있다.
견적관리 시스템은 공급업체에서 제출받은 견적서를 체계적으로 관리할 수 있도록 구성되어 있고, 발주관리 시스템은 재고, 계획(판매, 생산)량, 현업 청구량, 적정재고(안전재고), 최소구매단위, 포장단위 및 LEAD TIME을 감안한 소요량이 자동 산출되고 발주서가 생성된다. 발주관리는 BOM(Bills Of Material) 시스템 처리에 의해 생성된 각 거래처별 발주량, 발주형태를 근거로 발주처리 전 구매요청 정보를 확인 후 조정한다. 원단위 자재소요량계획(BOM)에서 입안 된 오더, 기존 재고, 현업에서 요청한 오더를 토대로 거래처별로 일괄/개별로 발주확정 처리를 한다. 각 구입품목 또는 외주품목에 대하여 정식발주를 확인하고 관리한다. LOT관리품인 경우 LOT번호를 관리하여 활용할 수 있다. 단가정보에 확정단가가 결정되지 않은 경우에는 가발주로 분류하고 단가 확정 시 정산작업을 수행할 수 있다. 납기 확인 및 추적(Tracing)기능을 제공하여 결품을 사전에 방지할 수 있으며, 업체별 납기 지연율 및 납품실적분석을 통하여 업체의 실적을 관리할 수 있다.
입고 및 수입검사는 발주 건별로 처리되기 때문에 중복 입력 없이 수량확인 및 관능검사를 할 수 있도록 만들어져 있고, 품질검사팀이 별도로 있으면 검사의뢰를 자동 처리할 수 있다. 수입 무검사 품목은 입고와 동시에 재고가 증가한다. 입고관리는 입고일, 거래처, 제품, 자재, 주문대비 미입고 현황을 관리하고 입고현황은 가입고, 실입고, 불량입고, 특채로 구분하고 있으며, 입고일자, 거래처, 제품코드, 자재코드 등으로 SORT하여 확인할 수 있다. Biz-ERP에서는 품질검사를 통하여 검사수량, 합격 및 불합격 수량과 불량품에 대한 유형 및 내용, 업체별 또는 품목별 불량분석, 입고처리 시 불량자재에 대하여 미납 관리를 할 수 있다. 자재 접수 시 업체의 LOT번호를 부여해 관리할 수 있다. 이 경우 LOT번호는 영업, 생산, 구매, 개발부 중 어느 부서에서 지정해주면 일괄적으로 처리가 된다.
매입정산은 입고내역을 기준으로 이루어지며, 거래건별 처리와 월합산 처리로 구분 관리가 가능하다. 거래건 별 처리는 입고 시 공급자가 거래명세표와 세금계산서를 제출하면 검수 및 검사결과에 따라 매입전표가 자동분개된다. 월합산 처리는 한 달 동안 거래된 내역을 근거로 공급자가 세금계산서를 제출하면 확인 후 매입전표가 자동분개된다. 매입전표 자동분개로 외상매입금은 증가한다. 입고내역을 근거로 외상매입금에 대한 개별 또는 일괄 대금지급 결의 및 집계 처리가 가능하고 지급 결의된 자료에 대해 업체별 거래명세서 및 품목별 집계표를 발행 할 수 있다. 기 지급된 선급금 처리도 가능하다.
결제관리 시스템은 업무편제에 따라 처리가 다를 수 있으며, 선지급, 지급어음, 현금 등 결제종류에 따라 결제 전표를 자동 생성시킬 수 있으며, 전표생성으로 외상매입금이 감소한다. 거래처별, 발주유형별로 거래집계관리가 가능하여 입고 품목에 대하여 일괄 또는 개별적으로 지급결의 등록하여 회계시스템으로 연동시킨다. 이런 일련의 흐름을 통해 구매업무의 주된 기능을 파악할 수 있으며 기업마다 시스템이 다른 것은 약간의 Customizing을 통해 최적화할 수 있다.
원자재나 상품을 외국에서 수입하여 제조, 혹은 판매유통업을 영위하는 기업은 내수구매와 마찬가지로 매출액의 50%-70%의 원재료 및 상품을 구매하고 이를 가공, 혹은 유통하여 부가가치를 창출하는 형태가 일반적이다. 실제로 원재료 수입비중이 높은 기업은 자재구매가 내수조달과 차이가 있어 제품납기(Delivery)를 맞추기 위한 생산계획에 영향을 미칠 수 있으므로 과학적인 수입관리 시스템이 절실히 요청되고 있다. 수입관리는 기준정보 | L/C관리 | B/L및 I/L | 통관 및 미착정산 등으로 구성되어 수입업무를 지원하고 있는 바 입고 원자재의 정확한 스케줄링, 환차손에 대한 리스크 노출, 자금의 원활한 운영 등에 직간접적인 영향을 미치는 업무로서 내수구매 이상으로 원가절감의 기대효과를 내포하고 있다. 수입관리는 정확한 납기준수를 위한 생산계획, 고객과의 신뢰확보, 수입 업무 자체의 체계적 관리(수입 제비용의 합리적 배분), 지출자금의 현금흐름 예측 등 기업의 필요정보를 신속히 Data화하여 기업의 경쟁력을 높이는데 일조를 할 수 있다. 역시 과학적 구매를 통하여 1-2%의 원가를 절감하는 일은 어렵지 않은 현실이다.
수입의 기준 정보는 내수구매와 마찬가지로 거래처, 자재코드, 자재명, 규격, 단가 및 기타 코드관리로 세분화 되어 있다. 다만, 거래처가 외국이라는 것만 다를 뿐, 필수항목(부가세 신고 시 사용)과 참조항목 관리로 구분하여 관리할 수 있다. 참조항목은 자본금, 설비능력, 종업원수, 주요 취급품목, 매출액, 주요 거래선 등 업무에 참조가 되는 항목을 관리할 수 있는 기능이다. 기준정보는 거래처, 제품, 자재 마스터 정보를 비롯, 제품 BOM전개, 자재재고 조회 기능을 포함하고 있으며, 구매 관련 모든 정보의 수정과 추가를 기업의 현실에 맞게 관리할 수 있다.
L/C관리는 OFFER, L/C OPEN, AMEND 기능을 반영하여 관리할 수 있으며, 거래조건(AT SIGHT, USANCE, D/A,D/P,T/T)별로 관리가 가능하다. 발생비용은 전표로 자동으로 처리되고 미착정산 시 원가에 반영된다. 결산시점의 환율이 관리되기 때문에 환차손익 계정정산이 자동으로 이루어진다. 수입자가 개설 의뢰하여 발행한 L/C 정보는 Master L/C 뿐만 아니라 Local L/C도 처리할 수 있다. 거래처별, 은행별, 품목별 관리도 가능하며 사업장별/수입 부서별/개설일별 등 다양한 방법으로 개설한 L/C 내역을 조회하고 출력할 수 있다.
B/L관리는L/C를 근거로 이루어져 입력항목이 연계된다. Partial B/L처리가 가능하며 발생비용은 자동전표 처리되어 미착정산 시 원가에 반영된다. B/L번호와 선적항, 도착항, 송장번호, 선적일, 송장금액, 입항일 등의 정보를 관리할 수 있다. I/L(Import Licence)은 수입승인 대상물품에 한하여 수입통관 시 필요한 서류로서 I/L정보를 입력하고 관리할 수 있다. 거래처별, 은행별, 품목별 관리도 가능하며, 사업장별/부서별/승인일별 등 다양한 방법으로 I/L 내역을 조회하고 출력할 수 있다.
통관 및 미착정산은 발생비용 정산과 수입원가계산으로 연결된다. 선급금으로 통관을 하고, 그 비용을 정산함에 있어서 사용금액과 부족금액을 동시에 처리할 수 있으며, 계정처리는 물론이고, 관리항목별 처리도 가능하다. 수입 시 발생한 경비와 부대비용은 자재입고 후 수입 부대비용 배부작업을 할 수 있는데 사용자가 배부기준(금액, 수량)을 선택하여 관리할 수 있다. 이 때 부대비용이 배부된 품목은 자재입고정보와 자동 Interface 되어 정확한 원가계산이 이루어지는데 실무현장에서 매우 어려운 작업으로 인식하고 있는 부분이다. 또한 Offer에서 수입통관관리까지 발생한 각종 경비를 관리번호(Offer번호, L/C 번호 등)별로 입력하고 관리할 수 있다. 진행단계별로 각종 경비를 입력할 수 있도록 화면이 서로 연결되어 발생시점에서 쉽게 입력할 수 있다.
종전의 자재관리는 날마다 수십 개 업체의 납품을 받아 장부정리 하는 일이 주된 업무. 자체 품질을 검사하거나 별도 품질관리(품질검사)반의 품질검사를 통하여 이상이 없는 자재만 입고가 가능하다. 그런데 무엇이 왜 들어왔는지? 불량 자재의 반품사유가 발생하면 어떻게 처리할 것인지? 언제 생산에 투입될 것인지? 좁은 자재창고의 어디에 놓아야 가장 효율적인지? 자재투입을 선입선출(FIFO)로 할지 후입선출(LIFO)로 할 것인지, 평균법으로 할 것인지? 그에 따른 정확한 개별원가는 어떻게 달라지는지? 대개 현장에서 고민하게 되는 이런 내용들을 ERP시스템에서 해결해 줄 것이다. 자재관리는 기준정보 | 재고관리 | 단가관리 | 입고관리 | 출고관리 | 수불관리 등 6개의 단위 시스템으로 구성되어 있는바 구매부에 소속되어 있거나 본사와 공장이 떨어져 있는 경우 공장에 위치하여 생산을지원하게 된다. 거래처별 수량이나 품질이 발주서와 동일하게 납품이 되었는지 확인하여 생산현장에 적기에 정확하게 투입하는 것이 핵심업무다.
기준정보는 구매처 정보, 자재(부품)정보, 창고기준 정보로 구성되어 있는데, 구매처 정보는 부가세 신고에 필요한 기본항목(사업자 등록증, 주소 등)을 비롯하여 종업원수, Capacity, 주요 생산품목, 주요 거래처, 매출액, 자본금 등의 항목을 관리할 수 있도록 구성되어 있다. 기준정보는 거래처, 제품, 자재 마스터 정보를 비롯, 제품 BOM전개, 자재재고의 입력과 수정, 조회 기능을 포함하고 있으며, 구매부서와 정보공유가 가능하여 구매정보를 등록하면 자동으로 정보가 Interface가 된다.
자재(부품)정보는 발주단위, 수불단위, 적정재고, Lead Time, 주요거래처, Location,포장단위, ABC분류 등 기업의 현실에 맞게 기준이 되는 항목을 등록할 수 있다. 창고별, Location별, Lot번호별로 재고의 양호, 불량수량을 관리한다. 창고간 또는 사업장간의 자재 대체이동을 처리할 수 있다. 전산재고와 실물재고와의 수량차이 발생시 실물 수량에 대해 조정전표 발행을 통해 전산재고와 실재고량을 일치시킬 수 있다. 재고실사정보, 악성재고 및 재고회전율에 대한 정보를 제공한다. 각 회사별 재고자산 평가방법을 선택하여 자재의 재고금액과 출고전표별 출고 금액을 일괄 평가할 수 있다. 창고별, Location별, Lot번호별로 재고에 대한 수불 제한(Lock/Unlock)을 할 수 있다. 특히, 타 계정관리가 완벽하게 되기 때문에 이에 따른 시너지 효과가 매우 높다.
자재의 단가정보는 품목별, 거래처별, 일자별 관리가 가능하도록 구성되어 있고 단가변경 등 단가의 History관리로 효율적인 단가관리가 가능하다. 자재단가는 대량발주로 인한 특별단가를 적용할 경우라도 발주번호별 정확한 원가를 계산토록 Interface기능을 부여하여 관리한다.
입고관리는 구매의 발주 시스템과 연계하여 구축되어 있어 Input data량이 거의 없으며, 품질관리의 수입검사로 직접 Interface되기 때문에 입고 이후의 업무도 아주 간단하게 처리된다. 검사 완료된 품목에 대한 입고확정 기능과 예외입고 처리를 할 수 있다. 외주품목 입고 시 지급품목의 출고정산 자료를 관리할 수 있다. 정상 발주되지 않은 품목에 대한 예외입고처리가 가능하다. 출고 시 Location, LOT 번호에 따른 출고관리 및 출고된 자재에 대한 유형별 반입처리가 가능하다. 입고/출고/반입/반품 등의 유형 및 발생 건별로 수불현황을 관리 할 수 있다.
출고관리는 자재 청구시스템과 연계되어 있기 때문에 출고업무를 신속 정확하게 처리할 수 있다. 그리고 선입선출(FIFO), 후입선출(LIFO), 이동평균법, 총평균법 등 재고자산 관리기준을 선택적으로 적용할 수 있다. 납입수량에 대한 업체별 LOT번호를 부여해 관리하므로 출고시 이를 적용하여 관리할 수 있다. 일단 생산부서에 반출된 자재는 오더취소나 변경으로 생산이 중단되어 반품이 되면 자재재고는 증가한다. 수불에서와 같이 타계정 출고관리도 별도 작업 없이 자동으로 이루어진다.
수불관리는 선택에 따라 선입선출, 후입선출, 총평균, 이동평균으로 관리할 수 있도록 구성되어 있다. 월마감 개념을 도입하여 효율적인 재고관리를 지원하고, 불용재고 및 장기악성 재고 등의 정보를 조회하는 기능이 있다. 일정기간을 정해 월 마감을 하면 자재별로 전(前)재고, 입고, 출고, 현(現)재고가 수량과 금액 기준으로 합산되어 관리된다.
영업이나 수출부서에서 수주한 오더정보는 구매정보와 자재정보의 공유로 생산현장에서는 공수 및 공정별 인력관리의 효율성을 고려하여 작업일정 계획을 수립하고 자재를 출고 의뢰하여 생산을 지시한다. 작업공정은 공장별, 라인별, 공정별, 작업자별, 제품별 관리가 가능하여 생산성 향상 및 업무의 비효율을 최소화 할 수 있다. 생산관리는 기준정보 | 생산계획 | 생산지시 | 공정관리 | 자재출고의뢰 | 출하관리 등으로 구성되어 생산수행 절차에 따라 업무를 수행토록 한다. 생산관리의 체계적 정보화는 수주정보와 구매나 자재의 현황을 정확히 파악할 수 있다는 점에서 오더 소화능력을 최대한 시뮬레이션 할 수 있는 생산능력(Capacity)관리를 용이하게 해준다. 생산관리는 생산계획을 기준으로 각 공정별 주요자원을 활용하여 각 자원별 부하분석 등을 통해 정확한 생산계획을 수립하는데 이런 능력분석을 여하히 하느냐에 따라 생산성을 향상시키고 업무Loss를 줄이면서 최적의 생산능력을 배양하게 된다.
기준정보는 작업일정 계획 및 노무비 추정의 근거로 사용되는 공수관리, 공정별 인력관리의 효율성을 높이기 위해 사용되는 공정별 적정인력, 오더소화능력을 시뮬레이션하는데 사용되는 라인(공장)별 생산 Capacity관리, 설비의 Capacity관리 등으로 세분화 되어 있다. 거래처, 제품, 자재 마스터 등록자료와 작업표준 소요시간, 라인별 인원등록, 라인별 적정인원 등을 관리한다. 작업 표준시간 관리는 제품코드의 입력을 마치면 라인명, 순서, 공정코드, 공정명, 소요시간을 입력한다. 제품 및 반제품을 생산할 작업장을 정의할 수 있으며, 각 작업장별 작업 Time을 관리하여 작업실적 등록이 가능하다.
생산계획은 영업의 수주 혹은 판매계획과 생산 자체의 생산계획을 근거로 년, 월, 주, 일간 계획을 수립할 수 있다. 물론, 인력투입, 자재투입, 설비가동시간, 외주계획 등 생산 시 관리해야 하는 관리 Factor를 계획하고 관리할 수 있는 기능을 제공한다. 사업장별 현재고, 안전재고, 수주잔량, 작업잔량 등 가용재고와 수주량을 감안하여 생산계획을 일괄로 작성할 수 있어 생산계획 담당자의 작업을 편리하게 할 수 있다. 이때 최소 LOT수 및 올림 수를 감안하여 반영하는 것이 옵션으로 가능하다. 생산계획번호(Lot no)는 전용/공용 기준과 생성기준에 의해 수주 No.로 관리할 수 있다.
생산(작업)지시는 생산계획을 근거로 이루어지며, 공장별, 라인별, 공정별, 작업자별, 제품별 관리는 물론 LOT NO 관리가 가능하다. 생산현장의 능력분석을 통해 확정된 생산계획은 MRP 계산 후 일괄 및 부분 확정을 통하여 작업지시가 가능하고, 긴급작업지시가 필요한 경우 등록 하여 처리 할 수 있다. 확정된 작업지시는 공정전개를 통하여 각 공정별(외주공정 포함) 로 작업지시를 내릴 수 있는데 작업지시의 확정 시 해당하는 작업지시별 사용자재 예약으로 자재의 결품을 예방할 수 있다. 작업지시에 필요한 소요자재현황을 발행하여 해당부서에서 자재를 청구한다.
공정관리는 생산(작업)지시에 따라 생산활동을 한 결과를 체계적으로 관리할 수 있도록 구성되어 있다. 작업지시 제품에 따라 자재출고 청구 전표가 자동으로 생성되기 때문에 별도 작업이 필요치 않으며, 생산실적 등록도 간편하게 할 수 있다. POP(Point OF Product)시스템이 있는 경우 NT환경하에서는 완벽한 호환이 가능하다. 작업지시 된 현황에 따라 현장에서 작업실적이 발생하며, 실적은 작업 지시별, 공정별로 등록한다. 이때, 해당 작업지시와 공정별로 투입된 주요 자원의 실제소비량을 함께 등록하면, 품목별 및 작업공정별 원가계산의 기초자료가 되어 현재 원가계산에 반영된다. 공정별 수불을 관리하여 공정별 원가에 반영한다. 생산실적 입력 시 무 검사품이면 재공재고(在工在庫)로, 검사품이면 공정 검사관리로 연결되고, 작업실적을 이용하여 생산일보를 발행한다.
생산이 완료된 제품은 품질부문에서 검사한 결과를 등록한다. 입력된 검사 결과에 따라 처리절차는 상이(相異)하다. 합격품은 제품재고 증가로, 불합격품은 폐기와 재작업으로 나뉘며 재작업은 기존 LOT와 구분관리가 가능하도록 시스템 설계되었다. 공정에서 작업 완료된 품목의 재공재고 현황을 Real Time으로 제공하므로 월 마감 시 재고이월작업을 수행하며, 재공 수불대장 및 월 수불현황을 발행하고, 결산 완료된 재공재고는 원가계산에 반영된다. 재공재고의 재고실사를 위한 실사선별 작업 후 실사결과를 등록하여 장부재고와 현물재고를 일치하도록 관리한다.
외주관리는 섬유의복, 조립금속, 기계장비 등을 취급하는 업종에서 공정별 부분작업을 외부의 하청업체에 작업의뢰를 하는 일련의 과정을 관리하는 것을 말하는데 본 공장은 하청업체에서 작업한 것을 수거해 완제품으로 생산하는 것이 생산성을 높이는 방법으로 알려져 있다. 공정수가 많아질수록 이런 작업 분할방식은 제조원가는 줄이고 생산성은 높이는 생산방식으로서, 외주관리가 매우 중요시 되어야 할 것이다. 외주관리는 발주계획 | 발주관리 | 출고관리 | 입고관리 | 발주대비 미입고 | 정산 등으로 구성되어 있다. 외주관리는 넓은 의미의 생산관리에 포함되며, 외주가공이 활발한 업종일수록 별도로 관리를 하지 않으면 생산에 막대한 차질을 초래할 수 있기 때문에 독립적인 관리를 행하는 경우가 많다. 외주 관리 시스템은 각 사업장 단위에서 진행되는 외주 가공에 대하여 입출고, 사급자재, 재고 등의 데이터 관리를 전산화 하여 외주관리의 효율성을 높이고 외주업무 진행상황에 대한 파악을 쉽게 하며, 외주관리에서의 손실을 줄이는 역활을 한다.
외주발주는 공정 BOM, 재고, 생산계획을 근거로 발주 소요량을 산출하여 발주 계획을 세우고, 그 계획에 따라 발주가 진행되며, 출고기능은 사급자재 출고 시 사용되는데 사급자재는 본사에서 외주처에 자재를 공급하는 형태(사급)를 말하는데 무상사급과 유상사급이 있다. 출고전표는 발주량에 따라 자동으로 산출된다. 외주발주는 발주서 단위별로 세밀한 진행상황을 관리하고 품목정보에 따라 소요되는 사급자재 소요량을 자동으로 산출하여 출고 관리가 진행된다. 입고, 출고현황을 종합, 예상되는 거래처 재고량을 산출하며 출고, 입고에 대하여 품목별, 거래처별, 일자별, 발주번호별 등 다양한 형태의 입출고 내역 출력이 가능하다.
외주 입고 시스템은 발주 후 외주가공을 거쳐 부품(자재 혹은 ASSY)으로 입고될 때 사용되며, 품질관리와 자재의 재고 시스템과 Interface된다. 발주대비 미입고는 발주량을 기준으로 시점, 품목, 거래처별로 미입고된 현황을 보여주는 시스템으로 외주 수불부 기능도 포함하고 있다. 외주관리를 자재부서에서 처리하는 경우도 있으나 Biz-ERP에서는 공정이 세분화, 분업화되는 추세를 반영하여 별도의 모듈로 관리한다. 외주가공품에 대하여 외주업체에 지급해야 할 자재 및 긴급 발주처리, 자재의 출고, 반입처리 및 외주업체별 지급된 자재의 재고관리 및 월수불 실적과 마감 등을 관리하는 것도 제품생산에 큰 영향을 미치기 때문이다.
정산 시스템은 외주가공비 정산 시 개별원가 계산이 가능하도록 구성되어 있고, 회계시스템과 연계되어 있기 때문에 이중 작업을 하지 않아도 된다. 즉 외주가공비(계정명)와 부가세 포함의 총 금액과 선급금을 상계 처리하는 과정으로 전표처리도 자동으로 진행된다. 외주업체별 외주가공품에 대한 지급자재를 유무상 구분하여 Part List를 관리 할 수 있는데 통상 무상사급은 외주 가공처의 원자재에 대한 관리저하로 작업사고가 일어나기 쉬워, 유상사급(매입가격에 적정제경비를 더한)방식으로 공급하는 경우가 많다.
품질검사는 크게 3가지. 자재입고, 외주가공품, 상품구매 시에 행하는 수입검사와 재공품(在工品)에 대해 행하는 공정검사, 생산제품에 향하는 출하검사로 나누어지는데 검사방법은 대개, 5감을 통한 관능검사와 물리적인 방법을 이용하는 이학(理學)검사, 화학적 성질을 활용하는 화학검사가 활용된다. 검사요령도 전수 및 Sampling검사로 구분하여 자료를 등록한다. 품질관리는 검사기준 | 수입검사 | 출하검사 | 공정검사 | 제안제도 등으로 구성되어 검사결과 합격수량에 대해 반제품, 재공품인 경우 재공 재고로 연결되어 다음 품목의 생산에 투입되고, 제품인 경우 영업 관리의 재고관리로 연결된다. 불량제품 발견 시 추적검사(Trace method)에 의해 라인별, 공정별, Lot번호별로 검사하여 불량의 원인을 밝혀내는 것은 고도의 기술과 경험을 요하는 품질관리의 노하우다. 조립금속이나 정밀기계를 제작하는 기업일수록 품질관리는 매우 중요한 역할을 한다. 불량품이 발견되지 않을 수 없는 기업환경에서 불량률을 어느 만큼 줄일 수 있느냐 하는 것은 고객의 신뢰확보에 크게 영향을 미친다. 샘플검사 시 모집단으로 나누어 불량율을 계산하고 평가하는 기준은 업종마다 다르지만 제품경쟁력은 품질경쟁에서 비롯된다고 볼 때 주요한 역할임에는 틀림없다.
검사기준은 자재, 외주가공품, 상품을 반입할 때 행하는 수입검사, 생산라인에서 재공품의 품질을 검사하는 공정검사, 생산완료 후 제품출고 시 실시하는 출하검사 기준으로 구분되며, 품목별 검사기준을 체계적으로 등록하여 관리할 수 있다. 검사는 5감을 활용한 관능검사와 물리적인 테스트를 행하는 이학(理學)검사, 화학적 성질을 이용하는 화학검사로 나뉘어진다. 검사기준은 기업마다, 제품에 따라 불량율 목표가 다르지만, 얼마나 엄격히 적용하느냐가 관건이다.
수입검사는 구매 및 외주 시스템과 연계되어 있어 검사 값만 등록하면 되기 때문에 데이터 입력량이 매우 적은 효율적인 시스템이다. 다양한 검사 분석정보를 활용함으로써 구매품목에 대한 효율적인 품질관리가 가능하고, 생산불량을 사전에 예방할 수 있다. 검사예정 품목에 따라 납기지연 및 검사지연 품목을 관리할 수 있고, 검사수량, 합격 및 불합격 수량, 불량품에 대한 유형 및 내용, 업체별 또는 품목별 불량분석을 할 수 있다. 입고처리 시 불량자재에 대하여 미납 관리를 할 수 있다. 또한 접수 시 업체의 LOT번호를 부여해 관리할 수 있다.
공정검사는 LOT별, 공정별, 품목별 관리가 가능하도록 구성되어 있기 때문에 공정특성에 따라 선택적으로 사용할 수 있다. 검사품에 대해 입력된 생산실적은 품질부문에서 검사한 결과를 전수 및 Sampling검사로 구분하여 등록한다. 입력된 검사결과 합격수량에 대해 반제품, 재공품인 경우 재공재고로 연결되어 다음 품목의 생산에 투입되고, 제품인 경우 영업 관리의 재고관리로 연결된다.
출하검사는 생산 시스템의 완제품 공정과 연계되어 있기 때문에 품질검사팀은 검사의뢰 품목을 조회하여 검사 값만 등록하면 되도록 구성되어 있다. 검사결과에 대한 다양한 분석정보는 품질개선에 일조를 하기 때문에 생산성 향상과 원가절감 등의 효과로 나타난다. 생산에서의 출하검사는 대기, 합격, 불합격, 특채, 전체의 항목을 두어 검사현황을 구체화하고 있으며, 수출기업의 경우 BUYER검사(AGENT)가 까다로운 항목까지 관리할 수 있다.
제안제도 시스템은 제안을 접수하는 기능, 평가하는 기능, 포상 및 효과분석 기능으로 세분화되어 제안제도의 활성화를 기대할 수 있다. 특히, 제안제도의 다양한 아이디어 창안을 기대하는 기업일수록 제도도입에 따른 무형의 경쟁력은 증대될 수 있다. 정보 전산화로 인한 신속한 의사결정은 전종업원의 제안제도에 대한 참여와 개선마인드를 고취시킬 수 있고, 문제해결을 위한 사이버상의 토론과 대응책을 강구할 수 있어 불필요한 시간과 자원을 절약할 수 있다.
필요한 인력을 적재적소에 배치하여 인적자원의 효율성을 배가시키는 것은 기업활동의 가장 기본적이면서 절실한 과제이다. 각 개인의 인사기본 사항과 가족사항, 학력,경력, 보증인,자격 및 면허를 관리하여 급여/상여 및 회사 생활에 있어서의 기준정보를 제공한다. 인사문제를 여하히 관리하고 활용하느냐에 따라 직원들의 근무의욕에 영향을 미칠 수 있으므로 단순한 양식에 의한 업무처리를 넘어서야 하는 가치지향적 관리요소다. 인사관리는 인사마스타 | 증명서 | 근태 | 급여상여 | 국민연금 | 건강보험 | 퇴직금 | 연말정산 등으로 구성되어 있다. 인사급여 업무를 처리하는데 있어서 기본적인 항목은 일정한 패턴을 지니고 있으며, 매월 혹은 매년 반복되는 업무는 물론 부정기적인 업무도 기준정보만 정확하게 등록하면 업무 생산성이 크게 향상될 수 있다.
기준정보는 부서 및 직급, 거래처 등에 관한 기본코드를 관리하며, 국민연금과 건강보험, 고용보험은 물론 일괄 처리되는 각종 수당에 관한 기초사항을 등록할 수 있도록 구성되어 있다. 인사마스타는 개인별 기본인적사항을 관리하는 기능으로 교육, 인사고과, 병역특례, 급호의 변동사항을 관리한다. 각 개인의 인사기본사항과 학력, 경력,가족사항, 보증인, 자격 및 면허를 관리하여 급여/상여 및 회사 생활에 있어서의 기준정보를 효율적으로 제공한다. 인사기초자료는 급여시스템의 기초자료에 자동 Interface되며, 자료권한 등급에 따른 Date 접근과 통제가 가능하다. Biz-ERP에서는 회사기준에 따라 일정기간별로 정기적 호봉상승이나 조건검색을 통해 정기호봉 상승자를 검색하고, 상벌사항, 교육사항, 고과사항, 인사변동 사항, 인원현황, 승급/승격 , 호봉상승 등을 관리한다. 조직개편에 따른 부서 History관리와 개인별 인사사항에 관한 모든 이력을 관리한다. 경력증명서와 재직증명서 그리고 갑근세 납세필증명서는 사번 혹은 성명을 입력하면 자동으로 필요한 인적사항이나 근무기간 등을 불러와 발급이 되도록 구성되어 있다.
근태관리는 생산직(현장)과 관리직(사무직)으로 구분하여 일일근태 및 월별 근태관리가 가능하도록 이루어져 있으며, 근태결과에 따른 월차 및 년차 처리는 물론 급여계산과 연계하여 관리한다. 근태코드의 정의를 비롯, 근무조, 개인의 일일근태 및 시간외 근무정보를 관리한다. 부서별, 개인별, 기간별(년간,반기별) 근태현황 조회 및 출력을 할수 있다. 연월차 정산 시 연결된다. 일일근태를 월별로 집계하여 급여와 연결한다. IC카드, RF카드와의 근태연결이 가능하다.
근태정보를 바탕으로 급여가 처리되며, 급여와 관련한 전표까지 자동으로 생성된다. 특정인에게 지급되는 수당의 관리도 가능하며, 성과급 적용 시 적용율을 기준으로 자동 계산된다. 연봉제 도입 시 연간 급여 및 상여에 대한 기초 데이터를 자동으로 산출할 수 있으며, 이를 근간으로 연봉제도의 채택도 가능하다. 급여계산 시 지급수당 등을 계산하기 위한 기초자료 및 계산식을 관리한다. 수습사원 및 중도 퇴사자, 경력사원에 대한 각 수당 지급율과 일할계산 여부를 등록한다. 급여구분별로 급여지급일, 급여기준일, 근태기준일을 관리할 수 있다. 급여, 상여, 근태, 연월차 작업의 마감처리를 지원한다. 개인별 저축불입액과 대부상환액, 이자를 계산하여 월별 관리하고, 건강보험, 국민연금을 공제 관리한다. 개인별로 저축사항과 대부금 현황을 등록하고 관리한다.
국민연금 및 건강보험에 대한 개인별 등급과 금액을 관리하는 기능으로, 급여(상여)와 연계한 보수월액의 산정 및 변동에 관한 업무를 수행한다. 국민연금, 건강보험의 표준보수 월액표를 등록하여 관리한다. 해당월의 국민연금, 건강보험, 고용보험 상실 및 취득인원을 관리한다. 국민연금, 건강보험, 고용보험의 취득, 상실신고서 출력을 지원한다.
급여(상여)자료를 기초로 퇴직금을 산정하고 영수증 및 품의서 작업을 지원한다. 퇴직금 지급현황을 조회할 수 있다. 직급별 가산율과 근속기간별 누진율을 관리하여 퇴직 시 가산금 또는 누진 비율, 공제사항, 기초 자료를 등록하고 퇴직금 계산을 실시한다. 근무중인 사원의 중도정산이 가능하다. 퇴직소득신고(디스켓, 퇴직소득영수증)를 지원한다. 현 직급에서의 인상 예상율을 등록한 후 퇴직 예상시점의 추계액을 조회할 수 있다. 퇴직추계정보는 원가관리의 퇴직충담금 산출 기본자료로 활용된다.
연말정산에 대한 기초자료를 입력하면 명세서 및 징수부는 물론 영수증까지 자동 처리되는 기능을 수행한다. 신고 시 사용하는 디스켓 작업기능이 지원된다. 종전 근무지에서의 근로소득 및 원천징수분에 대해 등록하여 관리하고, 개인별 연말정산 기초자료를 관리한다. 근속년수를 계산하여 연월차를 계산한다. 정산결과에 대한 처리(특정월 급여에 반영)를 지원한다.
Biz-ERP회계관리 모듈은 경영자 및 관리자의 편의성을 극대화하고 기업 이 관리하는 전반적인 정보를 공유할 수 있도록 해준다. 각 부서에서 발의 된 전표의 확정작업과 관련 시스템과의 완벽한 Inetrface로 원가계산을 자동으로 처리하여 각종 장부, 계정명세서, 재무작업을 출력하여 결산작업을 하는 것이 핵심기능이다. 회계관리는 전표관리 | 장부관리 | 계정명세서 | 세무관리 | 고정자산 | 재무제표 등으로 구성되어 전표입력에서 재무제표 보고에 이르기까지 일관된 기업의 회계정보를 얻을 수 있는 재무회계기능과 거래유형에 따른 다양한 전표처리 및 본 지점간의 거래처리, 실시간 기업의 자금정보 (현금, 예적 금, 차입금, 어음, 외화관련정보), 월할 비용처리 등 기업의 경영실적과 재무상태 및 관리유형에 대한 정보를 실시간(Real Time)으로 제공한다. 이는 한번의 전표입력(One-Step Solution)으로 각종 장부, 재무제표, 자금관리, 자산관리, 예산관리는 물론 세무신고와 경영정보까지 완벽처리가 가능하다는 얘기다. 대개 ERP구축의 초기단계에서 기대하는 부문이 회계관리 인데 그 중에서 가장 큰 매력이 결산자료의 조기마감일 것이다. 자동기표기능을 이용하여 타 모듈과의 연동을 통해 각 업무별 (구매, 매출, 수출, 수입, 수금, 급상여, 제조비, 감가상각, 외화평가 등)로 발생하는 대량의 데이터를 자동으로 회계전표 화하여 회계자료 입력과 생성시간을 대폭 단축할 수 있다.
전표관리는 전표등록, 수정, 삭제, 생성(발행), 조회 등으로 구성되어 있다. 전표등록 시 각 계정별 필수항목은 반드시 체크되도록 설계되어 있어, 제반자료의 관리가 가능하다. 전표조회는 제반 장부 및 계정명세서를 출력하지 않고도 계정별, 부서별, 금액별, 계정+관리(번호, 부서, 거래처, 상품), 계정+관리+번호(거래처) 등 필요항목의 조회가 가능하다. 본점(본사)과 지점(공장)간의 거래를 자동 또는 수동으로 전표를 발생하여 본지점간의 거래를 관리할 수 있고, 사내거래에 대한 기초자료를 생성하여 본지점 거래 및 월할 비용에 대한 재무제표관리를 지원한다. 모든 거래에 대해 현업부서에서 전표를 발의, 생성하여 결재 후 회계/자금팀에 전표를 넘겨주면 회계/자금팀에서 자금집행과 전표승인작업을 통하여 회계전표로 확정하여 결산작업을 수행하기 때문에 회계팀에서 전표를 직접 입력하는 시간을 줄일 수 있으며, 현업에서 발생시킨 전표내역의 확인 및 수정이 쉽다.
일계표, 월계표, 총계장원장, 현금출납장, 거래처원장, 계정+관리(거래처, 번호, 상품, 부서), 계정+관리+거래처(번호) 등의 장부를 각 계정의 특성에 따라 취합해서 양식을 간단하게 만들었으며, 비용장부도 일자별, 부서별, 관리코드별로 구분해서 출력할 수 있도록 하여 예산제도에 유용하게 활용할 수 있도록 설계되어 있다. 다양한 방식의 조회, 출력 프로그램을 제공하는 장부관리기능으로 전표 및 정보에 대한 원천 데이터를 추적하는 등 사용자가 원하는 형태로 장부자료의 정보를 검증할 수 있다. 회계기간 동안의 각종 재무제표(시산표, 대차대조표, 손익계산서, 제조원가 명세서, 비용명세서 등)정보를 간단하게 조회, 출력할 수 있다. 당기 발생잔액에 대한 차기연도로의 이월작업은 년 1회 수행하여 복잡하던 결산 작업을 단순화, 자동화한다.
현업부서에서 취합된 전표 및 거래처 기준정보를 통해서 부가가치세 신고에 필요한 신고 총괄표, 매입*매출원장(일반, 영세율, 개인별, 전체), 매출*매입처별 세금계산서 합계표, 매입*매출처별 계산서 합계표 등을 자동으로 출력하여 신고업무를 간단하게 수행할 수 있도록 설계되어 있다. 부가세 관련내역은 전표 발생시마다 자동 생성되어 추가적인 작업 없이 용이하게 신고할 수 있는 자료를 만들며, 각종 Check기능으로 작업시간이 단축된다. 근로소득, 퇴직소득, 중도 퇴사자 연말정산 명세서와 자유직업 소득, 잡급소득 명세서를 취합하여 원천세 총괄표가 만들어지며, 이를 근거로 원천징수 이행상황 신고를 용이하게 할 수 있다.
일계표, 월계표, 총계장원장, 현금출납장, 거래처원장, 계정+관리(거래처, 번호, 상품, 부서), 계정+관리+거래처(번호) 등의 장부를 각 계정의 특성에 따라 취합해서 양식을 간단하게 만들었으며, 비용장부도 일자별, 부서별, 관리코드별로 구분해서 출력할 수 있도록 하여 예산제도에 유용하게 활용할 수 있도록 설계되어 있다. 다양한 방식의 조회, 출력 프로그램을 제공하는 장부관리기능으로 전표 및 정보에 대한 원천 데이터를 추적하는 등 사용자가 원하는 형태로 장부자료의 정보를 검증할 수 있다. 회계기간 동안의 각종 재무제표(시산표, 대차대조표, 손익계산서, 제조원가 명세서, 비용명세서 등)정보를 간단하게 조회, 출력할 수 있다. 당기 발생잔액에 대한 차기연도로의 이월작업은 년 1회 수행하여 복잡하던 결산 작업을 단순화, 자동화한다.
기업의 자산 중에서 토지를 제외한 건물.기계.비품.영업권 특허권 등의 유형.무형의 고정자산은 시일의 경과나 사용함에 따라 그 가치가 감소하게 된다. 그러므로 고정자산 가치의 감소에 의해 생기는 손실은 내용 년수와 잔존가격에 의하여 계산을 하여야 한다. 즉,고정자산의 취득원가에서 잔존가치를 뺀 잔액을 그 자산의 추정 내용년수에 의하여 각 회계 연도에 합리적으로 분배하고 이 금액을 고정자산의 장부가액에서 감소시켜나가야 한다. 이러한 절차를 상각이라 하고 이때 비용으로 계산되는 금액을 감가상각비라고 한다. Biz-ERP에서는 기존 자산별 내역을 등록한 후 (期中 증감내역은 전표를 통해서 자동 등록)결산 시 고정자산 감가상각 작업을 실행하면 명세서와 고정자산 상각전표가 자동으로 생성된다.
확정된 전표 File에서 합계잔액 시산표, 대차대조표, 손익계산서, 제조원가 명세서는 자동 출력이 되고, 이익잉여금 처분계산서 및 현금 흐름표는 간단한 작업으로 출력이 된다. 결산이란 일정기간 동안 기업의 재무상태와 경영성과를 파악하여 기업의 이해관계자에게 경제적 의사결정에 유용한 정보를 제공하기 위한 절차를 말하며, 재무제표는 정보제공의 수단이다. 기업의 경제적 사건이 발생하면 이를 인식, 측정, 기록하여 최종적으로 재무제표를 작성하게 되는 데 Biz-ERP에서는 이런 현업실무를 리얼하게 반영하고 있다.
예산(Budget)은 경영계획을 화폐단위로 계수화 한 것을 말하며, 예산의 편성과 집행은 일정한 통제를 통하여 자원의 효율적인 배분을 가능토록 한다. 예산관리는 기획업무의 핵심적 기능으로, 예산관리라 함은 일정기간(통상1년) 全社 또는 部門의 利益, 收支, 資源을 종합적으로 계획하고 통제하는 과정이다. 대개 회사 전체를 대상으로 예산을 편성할 수도 있고, 판매예산, 경비예산과 같이 특정부서만을 대상으로 편성할 수도 있다. 예산은 미래의 예측 가능한 활동에 대한 비용을 미리 배정함으로써 향후 업무를 추진하는데 있어서 신속하고 효율적인 가치를 창출하는데 의의가 있다. 따라서 예산은 어느 특정부서나 특정인이 단독으로 편성하고 관리할 수 없는 것이다. 우선 예산을 편성하기 위한 전제조건을 든다면 회사 전체 구성원들이 비용을 지출하는데 있어서 회사의 경영방침과 부합하는 사고방식을 갖추는 것이 필요하다. 예산의 기능은 계획기능, 조정기능, 통제기능, 평가기능을 포함하고 있다. 계획기능은 향후 1년간의 계획을 수립하는 것으로 기업이 나아갈 목표를 설정하는 과정이다. 조정기능은 상사가 부하에게 예산상의 할당목표를 배분하거나 비용지출에 대한 승인권한을 위임하거나 판매부서가 예상매출을 추정하면 생산부서에서는 어떻게 생산할지 서로 조정하여 결품이나 과잉재고가 발생하지 않도록 조정한다. 통제기능은 예산승인 한도 내에서 비용을 지출토록 하는 지출한도액 통제와 자율적으로 사용하게 한 후 사용액 중 잘못된 것은 없는지 내부감사를 통하여 사후적으로 통제하는 것이다. 평가기능은 업적평가를 말하며, 목표 對 실적을 비교하여 어느 정도 달성했는지 평가하는 것이다. Biz-ERP에서는 예산신청 | 추가예산신청 | 예산확정 | 예산대비실적 등을 통하여 이런 예산의 중요한 기능을 해결하고 있다. 예산관리의 가장 큰 장점은 조직의 목표의식을 부여하고, 개개인의 책임감을 고취시킨다는 것인데 경영자 및 조직구성원에게 분명한 목표가 설정되어 목표 대비 실적을 비교하여 성과평가의 기반을 제공하게 된다.
예산은 기업의 예산편성상의 기본적 성격에 따라 비용예산, 수익예산, 이익예산으로 나눌 수 있는데, 기업사정에 따라 취사선택을 하거나 전부를 도입하여 활용하기도 한다. 예산의 기준정보는 예산제도의 핵심적 요구기능에 따라 달라질 수 있으나 제품별 배부기준, 조직별 배부기준이 명확히 설정되어야 한다. Biz-ERP의 예산기준정보는 기준코드를 정하고 거래처 마스터를 등록, 조회할 수 있도록 하여 계정별, 제품별, 조직별 배부기준에 따라 예산신청과 등록절차를 통하여 판매예산, 제조예산, 재무예산의 3대 기본예산이 편성된다. 판매예산은 제조예산과 경비예산의 기초가 되며, 과거의 판매실적을 분석하고, 시장조사를 통하여 판매를 예측한 후에 제품별, 판매 지역별, 월별 판매 할당이 이루어지고, 이것을 토대로 하여 판매예산이 편성된다. 제조예산은 판매계획과 이월된 재고량에 따라 편성되며, 제조원가(원재료비, 노무비, 경비)와 생산활동에 소요되는 모든 비용이 포함된다. 그리고 제조예산의 부예산은 원재료 예산, 노무비 예산, 제조경비 예산, 원재료 및 반제품 보관 예산, 수선비 예산 등이 편성된다. 재무예산은 기업의 자금흐름(예적금,차입, 당좌, 회사채발행 등)과 관련된 예산을 편성한다. 예산신청은 이 같은 원칙에 따라 각 신청부서별, 계정과목별로 하게 되고, 별도의 조정을 거쳐 확정의 절차를 거치게 된다.
추가예산은 계획이 변경되었거나, 시장환경이 변동되어서 추가로 예산이 필요한 경우 편성하는 예산이다. 이런 이유로 추가예산은 긴급예산이라고도 한다. 그러나 추가예산 반영이 너무 관대하게 되면 남발의 우려가 있고, 기본예산 편성 시 신중을 기하지 않을 우려가 있기 때문에 충분한 상황판단과 투자효과를 검토한 후 집행할 필요가 있다. 추가예산은 대내외적 경제여건의 변화나 돌발적 상황에 따라 발생하게 되는 바 당초 예상치 못했던 상황이기 때문에 예산집행의 투명성을 확보하기 위해 관리적 측면의 효율성을 고려해야 된다. Biz-ERP에서는 실행예산별, 신청일별, 계정별, 신청부서별, 주관부서별로 자료를 관리토록 하여 예산의 효율적 집행을 도모토록 지원하고 있어 신청부서별, 계정별 집행자료를 사유별로 일목요연하게 파악할 수 있다.
예산확정은 기업의 내부환경에 따라 계정과목별로 소요자금의 집행명세를 최종적으로 결정하는 과정으로 예산확정과 추가예산 확정으로 나뉘어 관리되어 진다. 신청부서별로 계정과목별 신청금액을 내부원칙에 따라 심사하여 조정과정을 거쳐 확정하는 Process를 거친다. 확정된 예산은 예산주관부서의 통제를 거쳐 집행되므로 제한된 자원의 효율성을 강화할 수 있다. 일반적으로 급여나 상여, 통신비, 전력비, 수도관열비, 복리후생비 등은 조정변동폭이 낮은 항목이고, 여비교통비, 운반 및 보관료, 접대비, 견본비, 차량유지비 등은 조정변동폭이 높은 항목이다. Biz-ERP에서는 기본예산과 추가예산을 별도로 확정하여 관리토록 지원함으로써 경영통제를 위하여 필요한 정보를 적시에 제공할 수 있도록 기업환경에 따라 수시로 변화하는 경비예산 관리에 중점을 두고 있다.
예산대비 실적분석은 연간 경영계획으로서의 예산제도에 있어서 계획치와 실적치를 비교검토하여 그 차이내용의 원인을 규명함으로써 경영관리 전반에 대한 피드백(Feedback)기능을 수행하는데 그 의의와 목적이 있다. 수익항목의 차이분석은 실적치가 계획치보다 큰 경우가 유리할 것이고, 비용항목은 그 반대가 되어야 할 것이다. 예산의 차이분석을 행할 때는 첫째, 반드시 발생원인을 규명해야 한다. 원인규명이 없으면 부정적인 방법이나 예산도용 등으로 인한 예산누수현상을 차단하기 어렵기 때문. 둘째, 신속하게 행해야 한다. 적시에 문제점을 발견하지 못하면 예산운용에 대한 편법을 조장해주는 결과를 초래할 수 있기 때문. 셋째, 정확하게 분석해야 한다. 차이분석 자체부터 오류가 발생하면 전구성원의 신뢰를 얻기 힘들고, 오류정보를 가지고 문제점에 대한 개선을 할 수 없기 때문. Biz-ERP에서는 경비예산의 경우 부서별, 계정별로 확정금액과 전표금액을 비교하여 차액을 비교분석할 수 있도록 지원하고 있다. 또한, 생산계획대비 실적이나 구매계획 대비실적, 매출대비 실적은 제품별로 차이분석을 할 수 있도록 함으로써 경영계획 기능을 신속하게 수행할 수 있다.
기업에서의 자금(현금흐름)은 인체의 혈액과 유사하여 꾸준히 지속적으로 막힘이 없이 흘러야 하는데 기업활동이 영업과 생산, 수금과정이 단순할 수도 있으나 기업사정과 매출규모에 따라 복잡한 스케줄과 자금활용은 또 다른 기업의 목적이 되기도 한다. 자금의 조달과 창출이 빈번한 기업일수록 자금관리는 별도의 관리요소가 아닐 수 없다. 자금관리는 여신관리 | 예적금관리 | 당좌관리 | 어음관리 등으로 구성되어 수립된 예산계획에 의거해 지출하는 재료비, 노무비, 경비예산을 비롯, 예적금, 차입금 등의 관리가 원화/외화를 구별하여 관리할 수 있고, 당좌와 각종 어음에 대한 변동관리 및 자금에 대한 계획 및 실적정보를 관리한다. 이런 역할의 향상은 보이지 않는 기업의 부가가치를 창출하는 원동력이 될 수도 있다. 자금관리는 회계관리에서 지원하는 경우도 있으나 매출규모가 확대될수록 업무량이 늘어나므로 Biz-ERP에서는 별도 모듈을 구성하고 있다.
여신(차입금)내역을 여신원장에 등록하면 원금과 이자의 상환 시 자동으로 전표가 생성된다. 거래처별, 차입 과목별, 상환일자별로 명세서를 출력하여 월간, 년간 상환계획 및 자금조달에 유용하게 활용할 수 있다. 자금관리는 경비예산과 예적금, 차입금, 어음현황을 관리하여 자금흐름을 파악하고, 회사의 자금실적 혹은 계획에 대한 근거자료로 활용한다. 수립된 예산계획에 의거한 경비예산, 예적금, 차입금 등의 관리가 원화 또는 외화를 구별하여 관리할 수 있다. 각종 어음에 대한 변동관리 및 자금에 대한 계획 및 실적정보를 관리한다.
예적금 내역을 등록하면 적금, 월부금 납부일자에 자동으로 전표가 생성되고, 예적금 명세서, 계좌별 거래내역, 예금 종류별(거래처별) 총괄표의 출력을 지원한다. 이런 기능을 통하여 기업의 현금흐름을 원활히 파악할 수 있다. 기업에서 1년 미만의 예적금은 현금흐름을 나타내는 중요한 지표로서, 효과적인 현금흐름 관리는 안정성, 유동성, 수익성을 추구해야 한다. 안정성이란 단기차입보다 장기차입을, 차입보다는 증자를 선호해야 한다는 것이다. 유동성은 채권관리의 경우 악성채권은 줄이고, 채권회수기일도 단축하며, 재고관리는 최소재고로 유지하도록 하며, 채무관리는 거래선과의 관계를 고려하여 적정한 지급기일이 유지될 수 있도록 관리하는 것이다. 수익성은 자금의 운용수익을 극대화하고, 차입cost는 낮추는 것이다.
당좌원장과 당좌거래 내역을 등록하면 당좌예금 명세서, 계좌별 거래내역, 당좌거래내역 총괄표, 당좌수표 발행내역, 당좌수표 수불부 등을 출력할 수 있어 당좌관리에 유용한 기능을 제공한다. 당좌관리도 역시 기업의 현금흐름을 파악하는 중요한 지표로서 중요한 역할을 한다. 현금흐름 관리에 있어서 안정성을 우선적으로 확보해야 되고, 그 다음이 유동성이다. 안정성과 유동성이 확보되고 난 연후에 수익성을 추구해야 하는 것이므로 당좌관리도 매우 중요한 관리요소가 아닐 수 없다.
받을어음관리는 영업에서 등록한 수금내역을 통하여 받을어음 일계표, 받을어음 명세서(기간, 거래처별), 받을어음 미결제 명세서, 받을어음 대체 지급명세서, 받을어음 수탁 명세서 등이 자동으로 출력된다. 지급어음 관리는 발행어음장 수령 후 지급어음장에 등록하면, 어음발행 시와 어음만기일에 전표가 자동으로 생성되고, 발행어음 명세서(발행일, 만기일, 거래처), 발행어음 미결제 명세서, 발행어음 분석표 등을 지원한다. 할인어음을 등록하면 거래처별 할인어음 명세서를 출력할 수 있고, 어음수불관리를 통하여 수표발행(미발행)내역, 당좌 및 약속어음 발행내역, 회수(미회수) 수표내역, 당좌 및 약속어음 회수내역 등을 지원하여 어음관리에 유용하게 활용할 수 있다. 기타 수금일보(거래처별, 일별, 월별)를 출력하여 수금내역의 관리가 가능하며, 담보설정 내역의 등록을 통하여 담보차입금의 관리도 이루어진다. 또한 리스(LEASE)명세서, 리스거래(원화,외화) 내역, 거래처별 총괄표 등을 이용한 리스관리업무도 지원한다.
Biz-ERP경영관리 모듈은 기업 내 조직에 대한 경영성과 파악을 지원한다. 사업부별 손익, 영업부서별 손익, 제품별 손익계산 분석을 통해 경영성과에 대한 평가지표로 활용이 가능하며, 경영계획 수립 시 참고 지표가 된다. 경영자정보 시스템은 사업계획 | 매출계획 및 실적 | 구매계획 및 실적 | 자금수지현황 | 손익분석 | 원가분석 등으로 세분화되어 있으며, TOP-DOWN 방식으로 구성되어 있기 때문에 총괄정보에서 상세정보에 이르기까지 LEVEL-DOWN방식으로 접근할 수 있다. 따라서 대부분의 정보를 관련자 도움 없이 파악이 가능하기 때문에 경영자에게 시의 적절한 의사결정을 도와준다. Biz-ERP에서는 EIS 시스템을 선택사항으로 공급하고 있다. 기업에서 관리하는 모든 Data는 경영자나 관리자의 의사결정을 위한 전략적 정보로 활용하고자 함이 궁극적인 목표다. 따라서 최하위 단위의 기초데이터부터 체계적으로 보관 관리되어 각 부서나 팀은 전사적 차원에서 필요한 정보를 재분류, 가공되어 전략적 의사결정의 최종정보로 그 기능의 꽃을 피울 수 있는 것이다. 경영자의 입장에서는 회사운영에 필요한 자금이나 주문, 생산, 인적자원에 관한 정보를 실시간으로 파악하여 빠른 의사결정을 하게 된다. 급변하는 정보화 시대에 부서장 부르고, 담당자를 찾아 정보를 보고 받는 시스템으로는 21C 기업은 설 땅이 없다. ERP의 가장 큰 수혜자는 관리자나 고객도 아닌 바로 경영자 자신일 수 있다.
Biz-ERP경영관리 모듈은 기업 내 조직에 대한 경영성과 파악을 지원한다. 사업부별 손익, 영업부서별 손익, 제품별 손익계산 분석을 통해 경영성과에 대한 평가지표로 활용이 가능하며, 경영계획 수립 시 참고 지표가 된다. 경영자정보 시스템은 사업계획 | 매출계획 및 실적 | 구매계획 및 실적 | 자금수지현황 | 손익분석 | 원가분석 등으로 세분화되어 있으며, TOP-DOWN 방식으로 구성되어 있기 때문에 총괄정보에서 상세정보에 이르기까지 LEVEL-DOWN방식으로 접근할 수 있다. 따라서 대부분의 정보를 관련자 도움 없이 파악이 가능하기 때문에 경영자에게 시의 적절한 의사결정을 도와준다. Biz-ERP에서는 EIS 시스템을 선택사항으로 공급하고 있다. 기업에서 관리하는 모든 Data는 경영자나 관리자의 의사결정을 위한 전략적 정보로 활용하고자 함이 궁극적인 목표다. 따라서 최하위 단위의 기초데이터부터 체계적으로 보관 관리되어 각 부서나 팀은 전사적 차원에서 필요한 정보를 재분류, 가공되어 전략적 의사결정의 최종정보로 그 기능의 꽃을 피울 수 있는 것이다. 경영자의 입장에서는 회사운영에 필요한 자금이나 주문, 생산, 인적자원에 관한 정보를 실시간으로 파악하여 빠른 의사결정을 하게 된다. 급변하는 정보화 시대에 부서장 부르고, 담당자를 찾아 정보를 보고 받는 시스템으로는 21C 기업은 설 땅이 없다. ERP의 가장 큰 수혜자는 관리자나 고객도 아닌 바로 경영자 자신일 수 있다.
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